Je archief digitaliseren doe je door documenten en foto’s te selecteren, zorgvuldig te scannen en de bestanden herkenbaar op te slaan. Controleer daarna of alles leesbaar is en maak back-ups. Zo kun je stukken voor je familieonderzoek makkelijker terugvinden en delen, terwijl je waardevolle originelen bewaart.
Een scanner is niet voor elk archiefstuk geschikt. Losse papieren kun je vaak zelf verwerken, maar bij kwetsbare brieven, ingebonden boeken of grote tekeningen is een andere aanpak soms veiliger.
Je archief digitaliseren begint met een selectie
Leg eerst vast wat je wilt digitaliseren en waarom. Wil je documenten vooral kunnen lezen, dan zijn goed leesbare scans belangrijk. Wil je ook details, kleuren en beschadigingen vastleggen, dan heb je een hogere beeldkwaliteit nodig.
Maak daarna een eenvoudig overzicht van je verzameling. Je kunt bijvoorbeeld per familietak of per doos noteren welke stukken erin zitten. Houd documenten die bij elkaar horen samen, ook als je ze straks apart scant.
- Selecteer: bepaal welke brieven, foto’s en documenten je wilt vastleggen. Dubbele kopieën hoef je niet altijd opnieuw te scannen.
- Controleer de volgorde: kijk of pagina’s en bijlagen bij het juiste document liggen.
- Bereid losse papieren voor: haal paperclips, nietjes en insteekhoezen weg als dat veilig kan.
- Houd kwetsbare stukken apart: trek vastgeplakte of beschadigde pagina’s niet los. Vraag bij twijfel advies aan een specialist.
Staat er informatie op de achterkant van een foto of document? Scan die kant dan ook. Een naam of plaats kan later helpen om het stuk te herkennen.
Welke scanner past bij je documenten?
Een flatbedscanner heeft een glasplaat waarop je een document legt. Dat werkt goed voor losse foto’s, brieven en kwetsbare papieren die je niet door een apparaat wilt voeren. Let erop dat je het materiaal niet platdrukt als het daardoor kan beschadigen.
Een doorvoerscanner trekt losse pagina’s automatisch door het apparaat. Dat is handig voor een grotere stapel stevige documenten, vooral als de scanner beide kanten kan opnemen. Nietjes en paperclips moeten er eerst uit. Dun, gescheurd of gekreukt papier kan vastlopen en is daarom minder geschikt.
Een telefoon kan handig zijn voor een snelle kopie van een document. Fotografeer recht van boven, bij gelijkmatig licht en zonder schaduw. Controleer of de tekst ook na het inzoomen scherp is. Voor een blijvende kopie van een waardevol of kwetsbaar stuk is een goede scanner of gespecialiseerde apparatuur vaak een betere keuze.
Grote stukken en ingebonden boeken passen niet altijd op een gewone scanner. Forceer de band van een boek niet om een pagina plat te krijgen. Een specialist kan met geschikte apparatuur werken zonder het boek onnodig te belasten.
Kies de scaninstellingen en het bestandsformaat
Maak eerst een paar proefscans en bekijk ze op een groter scherm. Let op kleine letters, vage inkt, randen en eventuele details op de achtergrond. Pas de instellingen aan voordat je een hele doos verwerkt.
- Resolutie: voor goed leesbare documenten is ongeveer 300 dpi vaak een bruikbaar uitgangspunt. Voor foto’s of kleine details kun je ongeveer 600 dpi proberen. Een hogere resolutie levert meestal grotere bestanden op.
- Kleur: scan foto’s en documenten waarbij kleur of verkleuring betekenis heeft in kleur. Voor gewone zwart-wittekst kan grijswaarden voldoende zijn.
- Pdf: handig om meerdere pagina’s van één document samen te bewaren en te delen.
- TIFF: geschikt voor een hoogwaardige kopie van een foto of document. Deze bestanden zijn vaak groot.
- JPEG: handig voor het delen van afbeeldingen, maar door compressie kan beeldinformatie verloren gaan.
Bewaar bij een waardevol stuk liefst een onbewerkte scan naast een eventuele bewerkte versie. Zo kun je later opnieuw beginnen als een uitsnede of kleurcorrectie belangrijke details heeft weggehaald.
Maak je digitale archief doorzoekbaar
Een scan is niet automatisch op tekst te doorzoeken. Met OCR, tekstherkenning, kan software letters in een scan herkennen. Daardoor kun je in veel gevallen een naam of woord in een pdf zoeken.
Controleer het resultaat, vooral bij oude drukletters, vlekken en handschrift. Tekstherkenning maakt fouten en herkent handgeschreven tekst niet altijd goed. Vind je een naam niet via de zoekfunctie, dan betekent dat dus niet dat die naam nergens in het document staat.
Geef bestanden ook duidelijke namen. Gebruik steeds dezelfde volgorde, bijvoorbeeld familienaam, soort document en onderwerp. Een naam als De-Vries_brief_familie.pdf zegt meer dan scan001.pdf. Voeg alleen een datum toe als je die kent en noteer onbekende gegevens niet als feit.
Maak mappen op een manier die bij je verzameling past, bijvoorbeeld per familietak en daarna per persoon. Bewaar bij ieder bestand waar het origineel vandaan komt en wat je over het stuk weet. Dat kan in de bestandsnaam of in een apart overzicht.
Controleer de scans en maak back-ups
Controleer na het scannen of alle pagina’s aanwezig zijn, in de juiste volgorde staan en volledig leesbaar zijn. Kijk ook naar de achterkant, afgesneden randen en pagina’s die per ongeluk dubbel zijn ingevoerd. Bij een kleine verzameling kun je elk bestand bekijken. Bij een grote stapel kost dat meer tijd, maar steekproeven kunnen fouten missen.
Een digitaal archief heeft onderhoud nodig. Bestanden kunnen verloren gaan door een defect apparaat, een vergissing of problemen met een account. Bewaar daarom meerdere kopieën op verschillende plekken, bijvoorbeeld op je computer, op een externe schijf en in een online opslagdienst.
Controleer af en toe of je de kopieën nog kunt openen. Een back-up is pas bruikbaar als je de bestanden ook echt kunt terughalen. Beveilig bestanden met persoonlijke gegevens en deel ze alleen met mensen die toegang mogen hebben.
Zelf je archief digitaliseren of uitbesteden?
Zelf scannen geeft je controle over de volgorde en de behandeling van je spullen. Het is een logische keuze voor een overzichtelijke verzameling stevige documenten. Houd wel rekening met de tijd voor voorbereiding, scannen, naamgeving en controle.
Uitbesteden kan handig zijn bij veel pagina’s, grote formaten of kwetsbare stukken. Vraag vooraf hoe de aanbieder met je materiaal omgaat en welke kwaliteit en bestandsformaten je ontvangt. Bespreek ook of tekstherkenning en controle zijn inbegrepen, hoe vertrouwelijke gegevens worden beschermd en hoe je de originelen terugkrijgt.
Vergelijk offertes op basis van hetzelfde werk. Een lage prijs zegt weinig als het verwijderen van nietjes, het benoemen van bestanden of het controleren van scans apart wordt berekend.
Veelgestelde vragen over archief digitaliseren
Kun je papieren originelen na het scannen weggooien?
Nee, niet zonder eerst na te denken over de waarde en eventuele bewaarplicht. Een originele brief, foto of akte kan historische, emotionele of juridische waarde hebben die een scan niet volledig vervangt. Voor documenten met een wettelijke bewaarplicht kunnen voorwaarden gelden als je papier door digitale kopieën wilt vervangen.
Moet je elk document apart opslaan?
Dat hoeft niet. Pagina’s die samen één brief of dossier vormen, kun je in één pdf zetten. Afzonderlijke bestanden zijn handiger als je stukken vaak los wilt terugvinden of delen. Kies vooral een indeling die je consequent kunt gebruiken.
Hoe voorkom je dat je archief onoverzichtelijk wordt?
Spreek vooraf een vaste manier af voor mapnamen en bestandsnamen. Controleer na iedere scansessie of de bestanden op de juiste plek staan en voeg bekende informatie over de herkomst toe.
Begin met een kleine stapel en test de hele werkwijze, van scannen tot terugvinden. Als de bestanden duidelijk zijn en de back-up werkt, kun je de rest van je archief op dezelfde manier digitaliseren.
